Notre organisation a mis en place une procédure interne de résolution de litiges à la fois équitable et transparente entre un candidat et le BEOC. Le BEOC traite les demandes d’appel aussi raisonnablement que possible et demande à ce que les délais prescrits par cette politique soient respectés, et aussi à ce que l’ensemble des correspondances se fassent par courrier électronique. Toutefois, le non-respect des délais prévus pour une étape procédurale de la présente politique n’annule pas un avis d’appel ni une décision rendue en vertu de cette politique.

Toute demande d’accommodement soumise par un candidat est traitée conformément à la Politique sur les mesures spéciales d’adaptation. Le BEOC, reconnaissant le caractère exceptionnel de certaines circonstances, a enchâssé une procédure officielle au sein de la Politique en matière d’appel qui permet au candidat de présenter de façon anticipée une demande d’exemption visant une politique ou une procédure précise. La procédure s’apparente à celle d’un appel de premier ordre.

Pour interjeter un appel de premier ordre, le candidat doit remplir le formulaire d’avis d’appel ou le formulaire de demande d’exception à une politique. Cette première étape procédurale consiste à signaler la problématique à la DG de manière directe et formelle. La DG rend une décision motivée dans un délai de 25 jours. Si le candidat est insatisfait de la décision de la DG, il peut interjeter un nouvel appel dit de deuxième ordre.

Globalement, la procédure d’appel prévoit trois étapes procédurales pour résoudre les problématiques.

Le candidat peut interjeter appel d’une décision du BEOC conformément à la présente politique en remplissant le formulaire d’avis d’appel approprié :

• Formulaire d’appel de premier ordre: le candidat doit remplir le premier avis d’appel dans les vingt-cinq jours suivant la communication des résultats (les dates sont publiées dans le site Web).
  • Le traitement d’un appel de premier ordre dure environ cinq semaines et se conclut lorsque la DG rend une décision motivée.

OU

• Formulaire de demande d’exception à une politique: le candidat entreprend cette procédure officielle lorsqu’il souhaite être exempté d’une politique ou d’une procédure. Elle permet de définir les problématiques ainsi que les mesures d’exception demandées de même que les motifs à l’origine d’une telle requête.
• Aucune date butoir n’est prévue pour cette étape, mais le candidat doit tenir compte des dates limites d’inscription à l’examen et des dates de tenue de l’examen.
• Formulaire d’appel de deuxième ordre: le candidat indique vouloir faire annuler la décision de premier ordre ou obtenir une nouvelle réparation. Par conséquent, un candidat peut faire appel d’une décision de premier ordre en remplissant un avis d’appel de deuxième ordre dans un délai de dix jours à compter de la communication de la décision de premier ordre ou de la mise en œuvre d’une exception à une politique.
• La procédure d’appel de deuxième ordre prévoit la constitution d’une commission indépendante formée de trois personnes à des fins d’audience écrite. Le candidat et la DG (les parties) soumettent des déclarations écrites à la commission. Le traitement d’un appel de deuxième ordre dure deux à trois mois et se conclut lorsque la commission rend une décision motivée.
• Formulaire d’appel de troisième ordre: le candidat indique vouloir faire annuler la décision de deuxième ordre ou obtenir une nouvelle réparation. Par conséquent, un candidat peut faire appel d’une décision de deuxième ordre en remplissant un avis d’appel de troisième ordre dans un délai de dix jours à compter de la communication de la décision de deuxième ordre.
  • La procédure d’appel de troisième ordre prévoit la constitution d’une commission indépendante formée de cinq personnes à des fins d’audience orale. Les parties peuvent présenter leur preuve de vive voix et appeler des témoins en plus de l’information présentée lors des appels de premier et de deuxième ordre. Le traitement d’un appel de troisième ordre dure trois à quatre mois et se conclut lorsque la commission rend une décision motivée.